Terminkalender kennen wir alle. Manche pflegen ihn noch mit dem Stift, andere sind moderner und haben einen digitalen Kalender, auf ihrem Handy oder auf dem Computer. Mein erster Versuch, mich digital zu organisieren, war von vornherein zum Scheitern verurteilt. 2002 kaufte ich mir einen Palm Zire, hämmerte Termine und Adressen auf dem kleinen Display in das Gerät, um eine Weile später festzustellen, dass die Synchronisation mit anderen Geräte fürchterlich aufwendig war und dass es überhaupt keinen Sinn ergibt, sich von einem einzigen Gerät abhängig zu machen. Und das ist gut so, denn von Palm und dem Zire redet heute niemand mehr.

Mein Terminkalender

Für ein paar Jahre gab es danach wieder Buch und Stift, bis ich mir einen Account bei Google anlegte und von da an den Google-Kalender benutzte und bis heute benutze. Viel wichtiger als stylisches Design ist mir bei einem Kalender, dass er sich problemlos und automatisch über alle meine Systeme synchronisiert. Das leistet der Google-Kalender ganz hervorragend. Seitdem habe ich ihn immer auf dem Handy dabei. Wer mich nach einem Termin fragt, bekommt in der Regel sofort eine Zu- oder Absage. „Da muss ich erst in meinem Kalender schauen, der ist zu Hause“, das gibt es bei mir schon lange nicht mehr.

Termine und Aufgaben

Während ein Termin durch einen Zeitpunkt definiert ist, an der man an einem bestimmten Ort sein will/soll/muss, ist eine Aufgabe etwas, das man erledigen muss. An einem bestimmten Tag oder übermorgen oder irgendwann einmal, vielleicht auch nie. Oder auch ganz ohne festgelegtes Datum. Fasst man mehrere Aufgaben zusammen, spricht man neudeutsch von einer To-do-Liste.

Ich pflege To-do-Listen, die nur Einträge ohne zugewiesenes Datum enthalten, die mich an etwas erinnern sollen oder die ich nicht vergessen will:

  • Einkaufslisten (verschiedene für Supermarkt, Drogeriemarkt, Asiamarkt, Amazon …)
  • Verleihliste (wem ich etwas ausgeliehen habe)
  • Packliste (für die Weltreise und für Urlaube)
  • Ideen für neue Artikel in unserem Blog

Sobald ich beim Einkauf etwas in den Wagen oder beim Packen etwas in den Koffer gelegt habe, markiere ich den entsprechenden Eintrag als erledigt. Dafür muss er kein Datum haben. Andere Listen enthalten To-dos mit einem Datum, weil ich an einem bestimmten Tag etwas erledigen muss:

  • Bankgeschäfte (Rechnungen bezahlen, Geldein- und ausgänge prüfen)
  • Webdesign-Projekte (wann muss welcher Schritt erledigt werden)

Wenn ich an einem bestimmten Tag eine Rechnung überweisen muss, weise ich dem Eintrag einfach ein Datum zu.

Wichtige Anforderungen

Bis hier klingt alles ganz einfach. Richtig spannend wird es aber, wenn ein paar mehr Anforderungen ins Spiel kommen:

  • Erledigte Einträge werden nicht gelöscht, sondern können jederzeit wieder reaktiviert werden (damit ich bei einer Einkaufsliste nicht alle Produkte nach dem Einkauf wieder neu eingeben muss).
  • Einträge können auch dauerhaft gelöscht werden (für einmalige Aufgaben).
  • Man kann Listen mit anderen Personen teilen. Von Teilnehmern angelegte Einträge können dann anderen Teilnehmern zugewiesen werden. So kann man sich im Team organisieren und ich kann die unliebsamen Aufgaben an Marsi abdrücken. 😉
  • Die Listen synchronisieren sich in Echtzeit mit den verbundenen Geräten aller Teilnehmer (damit ich Marsi von zu Hause aus noch Artikel auf die Einkaufsliste schreiben kann, während sie schon im Supermarkt ist).
  • Es gibt Übersichten, die aus allen Listen die Einträge darstellen, die man heute oder als nächstes erledigen muss.
  • Man kann sich zu einem bestimmten Zeitpunkt an Aufgaben erinnern lassen.
  • Ich habe auf allen gängigen Betriebssystemen Zugriff auf meine Listen (Windows, macOS, Android, iOS).
  • Es muss kinderleicht zu bedienen sein, sodass ich auch mal eben eine Aufgabe unterwegs eintippen kann, bevor ich sie wieder vergessen habe.
  • Und natürlich: Kosten soll es nichts.

Microsoft To Do

Das sind eine ganze Menge Anforderungen für eine einfache Aufgabenverwaltung! Wir haben vor vielen Jahren ein Tool gefunden, das alle Punkte ganz locker erfüllt: die Wunderlist. Der Name hätte nicht treffender gewählt werden können. Seit Juni 2015 gehört die Entwicklerfirma zu Microsoft und seit Mai 2020 ist Schluss, denn Microsoft hat die Wunderlist kurzerhand eingestampft und ein neues Produkt entwickelt: Es heißt ganz einfach „To Do“. Dieses beinhaltet alles, was wir auch in Wunderlist benutzt haben, ist für alle gängigen Plattformen verfügbar und ohne Limits kostenlos nutzbar. Einen Account bei Microsoft benötigt man, das ist auch schon alles.

Mit To Do organisieren wir unser Leben. Und unsere zweite Weltreise und auch die dritte. Das glaubt ihr nicht? Hier ein paar Beispiele von Listen mit Aufgaben, an die uns das Programm erinnert hat, als wir unsere Reise geplant haben:

  • Was müssen wir noch besorgen?
  • Was müssen wir einpacken?
  • Was müssen wir noch erledigen und wer übernimmt die einzelnen Aufgaben?
  • Wie teilen wir die einzelnen Schritte der Relaunches unseres Blogs auf?

Auch unterwegs hatten wir hilfreiche To-do-Listen, die uns jeden Tag das Leben erleichterten:

  • Welche Checks nehmen wir bei der Prüfung eines Hotelzimmers vor?
  • Woran müssen wir denken, bevor wir mit dem Campervan losfahren?
  • Was müssen wir für die Kinder mitnehmen, bevor wir aus dem Zimmer/Camper gehen?
  • Was braucht man als Grundausstattung, wenn man mit dem Campervan unterwegs ist?

Wir könnten die Liste beliebig ergänzen. Vielleicht solltet ihr To Do einfach mal selbst ausprobieren. Ihr findet alle Informationen auf der Webseite todo.microsoft.com/tasks/.

Alternativ: Zenkit To Do

Eine weitere schicke und sehr funktionale Anwendung kommt aus Karlsruhe und lauscht auf den Namen Zenkit To Do. Es gibt eine Importfunktion für Daten aus Wunderlist und auch sonst fühlt man sich hier optisch wie auch von den Funktionen her sofort zu Hause, wenn man von Wunderlist wechselt. Die wichtigsten Features sind umsonst, für weitere gibt es monatliche Abos für kleine Preise. Probiert es einfach mal aus!